Warum hat sich Citymesh für Contractify entschieden?
Wir waren auf der Suche nach einem System, mit dem wir Dokumente mithilfe einfacher Tags oder Namen schnell finden können. Außerdem wollten wir ein integriertes Modul für elektronische Signaturen, da Remote-Arbeit seit COVID zur Normalität geworden war. Es musste eine Lösung sein, die sicher ist und die Zusammenarbeit verschiedener Kollegen ermöglicht. Als uns Contractify vorgestellt wurde, erfüllte es alle unsere Erwartungen. So haben wir uns letztendlich für Contractify als Lösung zur Modernisierung unseres Vertragsmanagements entschieden.
Inwiefern hat Contractify Ihre Arbeitsweise beeinflusst?
Wir spüren die Auswirkungen von Contractify auf mehreren Ebenen, insbesondere in Bezug auf Zeitersparnis und Effizienz. Das System ist sehr benutzerfreundlich und sendet Benachrichtigungen schnell an die richtigen Personen, sodass wir verschiedene Kollegen in die Prüfung und Unterzeichnung von Dokumenten einbeziehen können. Die Teams, insbesondere der Vertrieb, arbeiten nun wesentlich eigenständiger: Sie laden Dokumente hoch, beantragen unsere Genehmigung, und unser CEO wird anschließend automatisch zur Unterzeichnung benachrichtigt. Das spart uns enorm viel Zeit, ist wesentlich umweltfreundlicher, da wir nichts mehr ausdrucken müssen, und wir haben die Gewissheit, dass nichts verloren geht. Wo wir früher mit umfangreichen Excel-Listen gearbeitet haben, die schon bei einem einzigen Fehler oder einem defekten Link Stress verursachten, nutzen wir Contractify nun mehrmals täglich und empfinden dies als deutliche Verbesserung.
Wie läuft die Zusammenarbeit mit Contractify derzeit?
Alle zwei bis drei Monate führen wir ein kurzes Gespräch mit einem Customer Success Manager von Contractify, um eventuelle Herausforderungen zu besprechen und zu klären, wie das Team uns unterstützen kann. Das schafft viel Vertrauen, zumal wir feststellen, dass die Nutzung intern stetig zunimmt. Es ist toll zu sehen, wie das Produkt mit der Zeit immer benutzerfreundlicher wird und dass das Feedback der Nutzer wirklich ernst genommen wird. Wir haben in der Vergangenheit andere Tools ausprobiert, sind aber bis heute sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für Contractify. Es fühlt sich wirklich so an, als würden wir mit einem Partner zusammenarbeiten, der mitdenkt.
Welche Funktionen haben dich am meisten überrascht?
Wir hatten vor allem die Grundfunktionen erwartet, doch es stellte sich heraus, dass gerade die kleineren Details, wie beispielsweise Tags, unglaublich wertvoll waren. Wir konnten Tags sowohl mit Vertragspartnern als auch mit Vertragsarten verknüpfen und pro Abteilung festlegen, welche Tags relevant waren. Dadurch konnten Teams wie Vertrieb, Geschäftsbetrieb und Facility ihre eigenen internen Arbeitsabläufe vollständig im System abbilden. Auch das KI-Tool Ada erwies sich als großer Gewinn: Sie extrahiert automatisch die wichtigsten Elemente aus einem Vertrag und zeigt genau an, wo diese Informationen zu finden sind. Es ist toll zu sehen, dass sich das Produkt ständig weiterentwickelt, anstatt bei einem grundlegenden Funktionsumfang stehen zu bleiben.
Wie nutzt man Ada, die KI-Vertragsanalystin?
Ada erleichtert uns die Arbeit tatsächlich ein wenig, da sie die grundlegenden Informationen sofort aus einem Vertrag extrahiert: wer die Vertragsparteien sind, wie lange die Laufzeit ist, wann der Vertrag beginnt und welche Kündigungsmöglichkeiten bestehen. Außerdem zeigt sie genau an, woher diese Informationen stammen, sodass wir sie leicht überprüfen, korrigieren oder ergänzen können. Das sind genau die Fragen, die uns intern am häufigsten gestellt werden, beispielsweise wie lange ein Vertrag läuft oder wann er gekündigt werden kann. Die Zusammenfassungsfunktion und die Suchfunktion helfen uns, schnell mehrere Verträge zu durchsuchen. Das spart uns viel Zeit und ermöglicht es uns, schneller mit der Arbeit zu beginnen.
Wenn Sie zurückblicken, wie beurteilen Sie Ihre Entscheidung für Contractify?
Wir nutzen Contractify nun schon seit zwei Jahren, und es sieht nicht so aus, als würden wir in nächster Zeit damit aufhören. Für uns war es die richtige Entscheidung zur richtigen Zeit, mit den richtigen Funktionen und zum richtigen Preis. Das Produkt ist einfach und übersichtlich, was für uns als Juristen ohne IT-Hintergrund sehr wichtig ist. Wir sind begeistert, weil es einfach funktioniert und uns jeden Tag unterstützt. Es ist ein gutes Gefühl zu wissen, dass wir mit einem Partner zusammenarbeiten, der sich ständig weiterentwickelt.
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