Was läuft schief, wenn Verträge in Excel, SharePoint und auf privaten Laufwerken gespeichert sind?
Vor Contractify war die Speicherung von Verträgen ein echtes Rätsel. Manche Verträge befanden sich auf einzelnen Festplatten, andere auf SharePoint, wieder andere in Excel-Dateien. Bei einem einzigen Unternehmen war das noch machbar, bei mehreren jedoch unüberschaubar. Wir stießen immer wieder auf dasselbe Problem: Wir brauchten die aktuellste Version eines Vertrags und stellten schließlich fest, dass eigentlich niemand sie gespeichert hatte. Da wir oft genug an diese Grenze stießen, haben wir uns auf die Suche nach einer besseren Lösung gemacht.
Warum hat sich 123inkt für Contractify und gegen andere Tools zur Vertragsverwaltung entschieden?
Wirhaben uns mehrere andere Anbieter angesehen, doch jedes Mal fehlte etwas. Wir wollten nicht, dass unser gesamter Vertragsprozess in ein starres System gezwängt wird. Was wir brauchten, war eine leistungsstarke, zentrale Plattform, auf der wir unsere Dokumente ordnungsgemäß speichern konnten. Die meisten anderen Anbieter boten eine feste Konfiguration an, die kaum Spielraum für Anpassungen an unsere tatsächlichen Arbeitsabläufe ließ. Auf Contractify sind wir durch eine Empfehlung gestoßen: Ein Bekannter von uns, André, nutzte die Plattform bereits, und seine Erfahrungen haben uns davon überzeugt, dass sie gut zu uns passen würde.
Wie hat sich die Partnerschaft mit Contractify im Laufe des letzten Jahres entwickelt?
Was nach zweieinhalb Jahren mit Contractify besonders auffällt, ist, dass sich die Plattform gemeinsam mit uns weiterentwickelt. Wir haben nun einen direkten Kanal, über den wir Feedback geben können, und sind zunehmend in der Lage, das System an unsere eigene Arbeitsweise anzupassen – angefangen bei den Funktionen, die für uns wichtig sind, bis hin zu den nächsten Schritten, die wir uns wünschen. Dieser Austausch ist entscheidend, wenn man Verträge über mehrere Unternehmen hinweg verwaltet, denn was für ein Team funktioniert, muss nicht unbedingt auch für ein anderes Team geeignet sein.
Welche Vertragsfehler konnten durch die Zentralisierung mit Contractify vermieden werden?
Wir hatten noch keine größeren Probleme mit Verträgen – höchstens, dass gelegentlich bestimmte Felder nicht ausgefüllt wurden oder ein Vertrag für mehr Personen sichtbar war als beabsichtigt. Nichts Dramatisches und nichts, was sich nicht leicht beheben ließ. Das allein sagt schon einiges aus: Ein einziges strukturiertes System verhindert still und leise die größeren Fehler, die entstehen, wenn man mit verstreuten Excel-Tabellen und gemeinsam genutzten Laufwerken arbeitet.
Wie nutzt 123inkt Ada, um beim Vertragsmanagement Zeit zu sparen?
Ada, die KI-Vertragsanalystin von Contractify, ist eine enorme Hilfe. Sie füllt bereits eine große Anzahl von Feldern automatisch für uns aus, auch wenn dies derzeit noch auf bestimmte Vertragsarten beschränkt ist. Worauf wir uns besonders freuen, ist die Möglichkeit, alle unsere Verträge gleichzeitig zu durchsuchen: Verträge zu kennzeichnen, die mit einem bestimmten Unternehmen verbunden sind, das die Vorschriften nicht einhält, oder Verträge aufzudecken, bei denen Pflichtfelder leer gelassen wurden. Anstatt jeden Vertrag einzeln durchzugehen, ermöglicht es uns Ada, genau diejenigen herauszufiltern, die unserer Aufmerksamkeit bedürfen. Das wird uns erheblich Zeit sparen.
Wohin entwickelt sich das Vertragsmanagement in den nächsten zehn Jahren?
Contractify feiert sein zehnjähriges Jubiläum, und mit Blick auf die Zukunft gehen wir davon aus, dass KI eine wirklich wichtige Rolle im Vertragsmanagement spielen wird. Sie kann viele Aufgaben übernehmen, die derzeit noch manuell erledigt werden – und seien wir ehrlich: Bei dieser Art von Arbeit unterliegen Menschen nun einmal Fehlern. Auch heute ist KI noch nicht fehlerfrei, aber sie wird sich wahrscheinlich weiterhin rasant verbessern. Für ein Unternehmen wie das unsere, das Verträge über mehrere Gesellschaften hinweg verwaltet, bedeutet das weniger manuelle Überprüfungen und viel mehr Sicherheit, dass nichts übersehen wird.
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