Warum haben Sie sich nach einer Lösung für das Vertragsmanagement umgesehen?
Lange Zeit verwaltete X-FAB Verträge mit Tools, die intern bereits zur Verfügung standen. Wie bei vielen Unternehmen bestand der erste Schritt immer darin, zu prüfen, ob bestehende Lösungen die Anforderungen erfüllen konnten. Wir haben zunächst geschaut, was wir intern bereits hatten. Denn die erste Reaktion, die man bei der Einführung einer neuen Plattform immer bekommt, lautet: „Schon wieder ein Tool von einem anderen Anbieter“. Man möchte also zunächst sicherstellen, dass die aktuelle Lösung wirklich nicht ausreicht. Als das Unternehmen jedoch weiter wuchs, wurde klar, dass eine einfache Ordnerstruktur nicht mehr die richtige Lösung war. Wir brauchten eine Plattform, auf der verschiedene Abteilungen die Verantwortung für ihre Verträge übernehmen konnten. Die Vertragsverwaltung sollte nicht allein in der Rechtsabteilung liegen, sondern erfordert die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Gleichzeitig wollten wir die Kontrolle darüber behalten, wer Zugriff auf welche Dokumente hat.
Warum war Contractify die richtige Lösung für X-FAB?
Die Suche nach der richtigen Vertragsmanagement-Plattform hat X-FAB nicht überstürzt. Das Team hat über ein Jahr lang verschiedene Lösungen verglichen. Wir haben uns viele verschiedene Tools angesehen. Viele davon nutzen ebenfalls KI auf unterschiedliche Weise, doch zahlreiche Lösungen versuchen, den gesamten Vertragslebenszyklus abzudecken. Man beginnt mit der Vertragsentwurferstellung und endet mit einer vollständigen Vertragsübersicht.
Für Manuel war dieser breit angelegte Ansatz nicht unbedingt die beste Lösung. „In einer großen, dezentralen Organisation hielt ich die Umsetzung nicht für einfach“, erklärt er. Was ihm an Contractify gefiel, war der klare Fokus: „Sie tun, was sie tun, und sie tun es gut.“ Ebenso wichtig war, dass die Rechtsabteilung die Kontrolle behielt: Anstatt von einem komplexen Implementierungsprozess abhängig zu sein, konnte sie selbst entscheiden, wie die Plattform genutzt und konfiguriert werden sollte.
Inwiefern hat Ada Ihre Art der Vertragsverwaltung verändert?
Obwohl wir uns bereits zuvor mit Vertragsmanagement-Software beschäftigt hatten, war die Einführung von Ada der entscheidende Auslöser. Anstatt Vertragsdaten manuell einzugeben, erkennt Ada wichtige Details wie Vertragspartner automatisch, sodass die Nutzer die Informationen nur noch überprüfen müssen, anstatt alles selbst einzutippen. Das Hochladen von Verträgen ging deutlich schneller, die Datenqualität verbesserte sich und wir konnten sofort Zeitersparnisse feststellen. Über die Effizienz hinaus löste die KI auch ein Problem, mit dem die Rechtsabteilung seit Jahren zu kämpfen hatte: inkonsistente Daten.
Wie haben Sie die Umsetzung erlebt?
Einer der größten Vorteile war, wie schnell das Team mit Contractify loslegen konnte. Im Gegensatz zu anderen Plattformen, deren Implementierung und Konfiguration Monate in Anspruch nimmt. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend, man findet sich leicht zurecht und kann die Plattform fast sofort nutzen. Als sich das Team besser mit der Plattform vertraut gemacht hatte, begannen wir nach und nach, Ordnerstrukturen, Berechtigungen und Arbeitsabläufe selbst anzupassen. Mir gefällt, dass ich nicht jedes Mal den Support kontaktieren muss, wenn ich etwas ändern möchte. Ich kann einfach experimentieren, die Einstellungen selbst anpassen und die Plattform im Laufe der Zeit weiter verbessern. Diese Flexibilität ermöglicht es uns, unsere Vertragsmanagementprozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln, ohne auf externe Berater oder zahlreiche Supportanfragen angewiesen zu sein.
Wie sehen Sie die Zukunft des Vertragsmanagements?
Das Vertragsmanagement wird immer intelligenter und zunehmend automatisiert. Routinemäßige Verwaltungsaufgaben werden nach und nach wegfallen, sodass Juristen mehr Zeit haben, sich auf Verhandlungen, rechtliche Analysen und strategische Beratung zu konzentrieren. Gleichzeitig werden andere Abteilungen selbstständiger, da sie direkt auf Vertragsinformationen zugreifen können, anstatt sich bei jeder Frage an die Rechtsabteilung wenden zu müssen. Insbesondere für internationale Organisationen wird es unerlässlich sein, über eine einzige vertrauenswürdige Plattform zu verfügen, die Verträge, Metadaten und Wissen zusammenführt. Genau darauf arbeiten wir hin: eine zentrale Plattform, auf der jede Abteilung zuverlässige Vertragsinformationen finden kann, während die Rechtsabteilung die vollständige Übersicht behält. Darum geht es bei gutem Vertragsmanagement: nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern ihnen zu ermöglichen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die am wichtigsten ist.
