Woher kam der Bedarf an einem Vertragsmanagementsystem?
Als ich bei Jims anfing, war die Situation so gut wie ein unbeschriebenes Blatt. Es gab nur sehr wenige Tools, und mir war bereits klar, dass wir eine erhebliche Expansion planten. Die damalige Arbeitsweise bei Jims war in vielerlei Hinsicht einfach nicht skalierbar. Ein größeres Mutterunternehmen wie Colruyt erwartet, dass man das Geschäft verantwortungsbewusst führt – und dazu gehört auch, dass die Verträge ordnungsgemäß abgelegt sind und man einen klaren Überblick darüber hat. Deshalb haben wir Contractify eingeführt.
Warum haben Sie sich gerade für Contractify entschieden?
Als wir uns auf die Suche nach einer Lösung machten, war die Grundvoraussetzung ein System, in dem alle Verträge an einem Ort zusammengeführt werden können – idealerweise mit einem integrierten Unterzeichnungsprozess –, und Contractify erfüllte beide Kriterien auf Anhieb. Die Benutzerfreundlichkeit war für mich schon immer ein unverzichtbares Kriterium. Wenn ein System nicht angenehm zu bedienen ist, nutzen die Leute es einfach nicht, und die Akzeptanz bricht ein. Contractify hat in dieser Hinsicht vom ersten Tag an gut abgeschnitten. Das war sehr wichtig, da mehrere Abteilungen bei Jims damit arbeiten mussten – es musste also leicht zu erlernen und schnell einzuführen sein.
Wie ist die Umsetzung verlaufen?
Die Software selbst lässt sich leicht implementieren. Ich habe sie gemeinsam mit dem Customer Success Manager von Contractify in relativ kurzer Zeit eingerichtet. Aber ein System ist nur so gut wie seine Akzeptanz innerhalb des Unternehmens, und das erfordert echten Aufwand. Abteilungen wie die Personalabteilung, die nun in großem Umfang Verträge für Gruppenkursleiter und Personal Trainer verwaltet, sind wirklich froh, eine zentrale Anlaufstelle zu haben, an der alles zusammenläuft und unterzeichnet wird. Man muss die Akzeptanz jedoch kontinuierlich vorantreiben. Man kann nicht einfach Dokumente verschicken und vier Monate später nachfragen. Es ist ein kontinuierlicher Prozess. Aber sobald dieser Aufwand einmal betrieben wurde, wird das, was zunächst als Verpflichtung begann, schließlich zu einer Erleichterung.
Wie erleben Sie den KI-Boom und insbesondere Ada?
Wir haben uns lange Zeit bewusst mit KI zurückgehalten. Als Teil eines größeren Konzerns wird man fast täglich von etwa fünfzehn verschiedenen KI-Anbietern angesprochen, daher ist eine gesunde Portion Vorsicht angebracht, bevor man etwas Neues einführt. Und ehrlich gesagt bin ich bei Contractify wirklich froh, dass sie integriert wurde. Der Prozess der Vertragserfassung hat sich erheblich beschleunigt, und das bringt direkten Mehrwert. Felder, die früher manuell ausgefüllt werden mussten, lassen sich nun mit nur wenigen Klicks ausfüllen. Das kann man nur begrüßen, und es hat die – wie ich es nennen würde – „Sympathiewerte“ des Produkts deutlich gesteigert. Man sollte KI nicht nur um der KI willen einführen. Sie muss wirklich nützlich sein, und in diesem Fall ist sie das tatsächlich.
Was fehlt heute noch, und wo sehen Sie Potenzial für KI im Vertragsmanagement?
Unser größtes Problem liegt derzeit in der Phase der Vertragsunterzeichnung. Verträge mit unseren Gruppenkursleitern und Personal Trainern werden in der Regel auf Clubebene in Papierform unterzeichnet, und die Lesbarkeit dieser Dokumente lässt wirklich zu wünschen übrig. Manchmal muss man schon ein Genie sein, um eine E-Mail-Adresse zu entziffern. Wir hoffen, dass Contractify hier irgendwann eine Lösung bieten kann. Bei jedem Digitalisierungsvorhaben schaue ich immer zuerst darauf, welche Zeitersparnis dadurch erzielt werden kann, und genau hier haben wir noch das größte Potenzial. Außerdem loten wir gemeinsam mit Contractify aus, was im B2B2C-Bereich möglich sein könnte. Unsere eigenen Kunden sind Endverbraucher, und Contractify ist von Haus aus auf B2B ausgerichtet, aber wir sind im Gespräch, um zu sehen, was auch dort funktionieren könnte.
Welche Auswirkungen hatte Contractify auf Jims als Unternehmen?
Die größten Auswirkungen betreffen die Kontinuität. Wenn ich oder ein Kollege einmal nicht da bin, verliert die Organisation nicht den Überblick. Verträge sind leicht zu finden, Rahmenvereinbarungen sind zugänglich und die Bedingungen sind klar. Früher waren diese Informationen über SharePoint oder Google Drive verstreut, und man verlor schnell den Überblick über das große Ganze. Wir haben hier echte Fortschritte erzielt, auch wenn noch mehr Potenzial darin steckt. Was ich besonders schätze, ist, wenn Kollegen, die einst skeptisch waren, zu mir kommen und sagen, wie froh sie sind, dass es das System gibt. Das ist erst letzte Woche wieder passiert. Das freut mich immer wieder aufs Neue.
