Wie Meat & More mit Contractify 50 % bei der Vertragsnachverfolgung spart

Erzählen Sie uns ein wenig mehr über Meat&More.

Meat&More ist ein Lebensmittelproduktions- und Einzelhandelsunternehmen mit rund 1.500 Mitarbeitern. Am bekanntesten sind wir für unsere Metzgerei-Formel „Buurtslagers“ und unseren Speisengeschäft „BonAp“. Wir sind ein echtes Familienunternehmen und haben in Belgien etwa 200 Filialen überall in Flandern.

Welche Probleme hatten Sie vor dem Einsatz von Contractify, und was waren die Folgen?

Bevor wir Contractify zu nutzen begannen, waren alle Verantwortlichkeiten und Verträge dezentralisiert. Verträge und Anhänge gingen in Postfächern oder bei Positionswechseln verloren, was es sehr schwierig machte, den Überblick zu behalten. Wenn ein Vertrag dann unterzeichnet war, wurde er auf einem Server gespeichert oder in Excel verwaltet, was sehr zeitaufwändig war und zu ungewollten Vertragsverlängerungen und anderen verpassten Chancen führte. 

Was hat Sie davon überzeugt, Contractify zu nutzen?

Das gilt vor allem für die Tatsache, dass alles an einem einzigen Ort zentralisiert ist. Wenn alle Dokumente, E-Mail-Termine und Ergänzungen zentralisiert sind, geht weniger verloren. Gleiches gilt für die Möglichkeit, dass man automatische Benachrichtigungen einrichten kann. Wenn sich also ein End- oder Kündigungsdatum nähert, können wir den Vertrag proaktiv weiterverfolgen.

Welche Auswirkungen hat Contractify auf Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise?

Contractify spart uns sicherlich mehr als 50 % Zeit bei der rechtlichen Nachbereitung von Verträgen. Das spart natürlich auch eine Menge Kosten. Mit Contractify kann die Rechtsabteilung auch viel einfacher Aufgaben an andere Abteilungen delegieren, ohne dabei die Helikopterperspektive zu verlieren. Dokumente usw. gehen nicht mehr so leicht verloren, und Verträge werden viel proaktiver nachverfolgt, wodurch viele unerwünschte Kosten vermieden werden. 

Welche Funktion von Contractify ist für Sie die wichtigste?

Die wichtigste Funktion für mich sind die automatisierten Benachrichtigungen, denn so übersehen wir keine stillschweigenden Verlängerungen mehr und verpassen keine Vertragsauslauftermine. Auch die Berichtsmöglichkeiten sind unverzichtbar, denn sie geben einen schnellen Überblick über große Mengen an Vertragsdaten, die man in anderen Tools wie Google Drive oder Excel nicht finden würde.

Sind Sie mit der Nutzung von Contractify zufrieden?

Ja, das tun wir. Mit Contractify haben wir unsere rechtliche Struktur auf ein sehr starkes Fundament gestellt. Das hat meine Arbeit bereits sehr erleichtert. Alles ist an einem einzigen Ort zentralisiert, die Risiken und Kosten werden deutlich reduziert. Darüber hinaus ist Contractify sehr benutzerfreundlich. Man kann mühelos Dokumente hochladen und Metadaten werden in wenigen Sekunden gefunden. Mit Contractify muss ich nicht mehr manuell in Excel nach wichtigen Informationen suchen oder auf dem Server einen Vertrag ausfindig machen. Abgesehen von der Software bin ich auch mit dem Service und der Reaktionsfähigkeit von Contractify sehr zufrieden.

Welche Funktion würden Sie sich für die Zukunft wünschen?

Derzeit bietet Contractify eigentlich alle Funktionen, die für uns und die Ausübung meiner Tätigkeit wichtig sind. Ich habe also nicht wirklich eine andere spezifische Funktion für die Zukunft im Sinn.