Wie Contec einen fließenden Vertragsworkflow erreicht hat, um keine Vertragsfrist zu verpassen

Ich bin Kathleen Van Mol und arbeite seit Februar 2020 als Care Officer bei Contec. In dieser Position bin ich sowohl für den Fuhrpark als auch für die Überwachung der ISO-Zertifizierungen in den Bereichen Qualität, Sicherheit, Informationssicherheit und Vertragsmanagement zuständig. Im Rahmen des Vertragsmanagements wurden mir einige Verträge zur Überwachung zugewiesen, aber ich bin auch für die Überwachung der anderen Vertragseigentümer verantwortlich.

Was macht Contec?

Contec ist ein internationales Maschinenbauunternehmen, das sich auf die Verbesserung und Automatisierung von industriellen Prozessen und Maschinen spezialisiert hat. Wir bestehen seit 35 Jahren und haben uns zu einem Unternehmen mit 238 Mitarbeitern entwickelt, verteilt auf 7 Niederlassungen, darunter 4 Auslandsbüros in Rumänien, Polen, Großbritannien und Frankreich. 

Welche Probleme hatten Sie vor dem Einsatz von Contractify, und was waren die Folgen?

Bevor Contec Contractify einsetzte, war die Zuständigkeit für die Verträge auf verschiedene Personen verteilt. Infolgedessen gab es keinen Gesamtüberblick über die bestehenden Verträge und keine konsequente Nachverfolgung. Aufgrund dieses fehlenden Überblicks wurden Verträge oft nicht rechtzeitig gekündigt oder verlängert.

Was hat Sie davon überzeugt, Contractify zu nutzen?

Die Hauptgründe dafür waren das Wachstum des Unternehmens und die unstrukturierte Art und Weise der Archivierung und Weiterverfolgung von Verträgen. Dadurch war es sehr schwierig, bestimmte Verträge zu finden. Auch im Hinblick auf die Geschäftskontinuität war es notwendig, ein zentrales System für die Verwaltung von Verträgen einzurichten.

Welche Auswirkungen hat Contractify auf Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise?

Da die Einrichtung des Systems nicht unbedingt mit Zeit- oder Kosteneinsparungen verbunden war, ist es tatsächlich schwierig, dies in Zahlen zu fassen. Wahr ist jedoch, dass die Automatisierung der Nachverfolgung über Contractify dafür sorgt, dass Verträge rechtzeitig ausgewertet und neu verhandelt oder gekündigt werden können – was dann wiederum zu Kosteneinsparungen führt. 

Welche Funktion von Contractify ist für Sie die wichtigste?

Die von mir am häufigsten genutzte Funktion ist die Suchfunktion. Durch die vielen Filtermöglichkeiten findet man schnell den gesuchten Vertrag, auch wenn man den Namen des Vertrags nicht kennt.

Sind Sie mit der Nutzung von Contractify zufrieden?

Durch den Einsatz von Contractify ist es uns gelungen, in kürzester Zeit ein zentrales Verwaltungssystem einzurichten. Die benutzerfreundliche Software sorgt dafür, dass neue Kollegen schnell mit dem System vertraut sind und dass das Follow-up der Verträge sehr einheitlich ist. Außerdem stellen wir fest, dass regelmäßig Änderungen an der Software vorgenommen werden, um ihre Nutzung weiter zu optimieren. Im Ergebnis sind wir mit der Implementierung von Contractify bei Contec sehr zufrieden. 

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