Welche Probleme hatten Sie vor dem Einsatz von Contractify und was waren die Folgen?
Das größte Problem war der Papierkram oder die Dokumentenverwaltung. Wir hatten ein System, bei dem man das Dokument elektronisch bearbeiten, ausdrucken und wieder einscannen musste, und so weiter. Heutzutage haben wir eine Plattform (Contractify), die einfach zu bedienen ist. Alles, was wir tun müssen, ist, die Dokumente direkt auf die Plattform hochzuladen und sie unterschreiben zu lassen. Das andere Problem war, dass wir uns mit vielen Leuten absprechen mussten, um all diese Dokumente unterschreiben zu lassen. Contractify ist daher sehr einfach in Bezug auf die Verwaltung und das Zeitmanagement.
Was hat Sie davon überzeugt, Contractify zu nutzen?
Wir mussten anfangen, viel zu organisieren, wir erstellten Excel-Verfolgungsdateien, wir passten einfach den Status der Dokumente an, ob sie unterzeichnet waren oder nicht, und prüften, ob alle Vertragsklauseln in Ordnung waren. Mit anderen Worten: Jedes Mal, wenn wir ein Dokument erneut scannten, mussten wir auch daran denken, den Status des Dokuments in unserer Tracking-Datei anzupassen, was manchmal vergessen werden konnte. Und auch für alle Vertragsklauseln in den Verträgen, Enddaten oder andere Klauseln, die wir in die Verträge aufnehmen konnten, mussten wir daran denken, die Verträge selbst zu überprüfen, um den Stand der Dinge zu sehen. Manchmal haben wir eine Klausel oder eine Option, die in den Verträgen enthalten war, übersehen. Jetzt ist es viel einfacher, wir gehen viel entspannter damit um, weil das Contractify-System uns Benachrichtigungen schickt, wenn wir uns einer Frist nähern, so dass wir nicht ständig nachschauen müssen, sondern das System das für uns erledigt.
Welche Auswirkungen hat Contractify auf Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise?
Ich würde sagen, es hat viele Verfahren vereinfacht. Sobald wir einen neuen Vertrag mit einem Lieferanten oder einem Mitarbeiter haben, wird alles direkt über die Plattform abgewickelt. Wir stellen die Dokumente in die Plattform ein und sind sicher, dass wir sie weiterverfolgen können. Alle Fristen werden eingeplant, so dass der Prozess sehr viel einfacher geworden ist, zumindest was die Verwaltung der Dokumente angeht.
Welche Funktion von Contractify ist für Sie die wichtigste?
Für mich sind es zwei. Die Fernsignatur ist eine echte Zeitersparnis. Die Tatsache, dass man hinterher sofort eine unterschriebene Kopie der Dokumente herunterladen kann. Aber vor allem würde ich sagen, die Erinnerungen an Fristen. In einem Vertrag mit einem Lieferanten wird man vielleicht nach einem Enddatum für den Vertrag gefragt oder einfach nur nach der Rückgabe von Dokumenten bis zu einem bestimmten Datum. Wir erstellen also all diese Erinnerungen. Auf diese Weise können wir sicherstellen, dass wir immer pünktlich sind und die verschiedenen Fristen in den Verträgen einhalten, also sowohl Erinnerungen an Fristen als auch Fernsignaturen.
Sind Sie mit der Nutzung von Contractify zufrieden?
Im Moment sind wir sehr zufrieden mit Contractify, es ist eine Plattform, die wir weiterhin nutzen wollen, und wir sind dabei, sie intern noch dynamischer zu gestalten, um alle unsere Abteilungen zu ermutigen, mit diesem System zu arbeiten.
