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Was genau macht Ihr Unternehmen? Geben Sie einen kurzen Abriss über Ihr Unternehmen.
Essentiel Antwerp ist ein Modeunternehmen mit Sitz in Antwerpen, das für seine erfrischende, überraschende und luxuriöse Mode mit ungewöhnlichen grafischen und floralen Prints und trendigen Farbkombinationen bekannt ist. Es wurde 1999 von Inge Onsea und Esfandiar Eghtessadi gegründet. Was damals als kleine T-Shirt-Marke begann, hat sich heute zu einer internationalen Marke mit fast 30 eigenen Geschäften weltweit und einem breiten Multimarkennetz entwickelt. Wir konzentrieren unseren E-Commerce hauptsächlich auf die EU und die USA.
Was ist Ihre Rolle im Unternehmen?
Ich arbeite als Rechtsberaterin. Meine Managerin Ruth und ich sind für die meisten Vertragsdokumente innerhalb des Unternehmens verantwortlich. Essentiel Antwerp ist ein Familienunternehmen mit einem Hauptsitz von etwa 50 bis 60 Mitarbeitern, was bedeutet, dass alle Teams eng zusammenarbeiten und viele Angelegenheiten daher über unser Team laufen. Denken Sie an Marketingkooperationen, die Einrichtung von Geschäften, Vereinbarungen mit Marktplätzen und so weiter.
Wie sind Sie zu Contractify gekommen?
Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, da wir eine beträchtliche Anzahl von Verträgen haben und es schwierig ist, den Überblick über all diese Daten manuell zu behalten. Bis vor etwa acht Jahren gab es in unserem Unternehmen keine Rechtsabteilung, so dass die Dokumente an vielen verschiedenen Orten gespeichert waren: auf Servern, in Ordnern.... Wir brauchten wirklich eine Plattform, um alles zu zentralisieren. Nach einigen Recherchen bei internationalen und belgischen Unternehmen sind wir schließlich bei Contractify gelandet.
Welche Probleme/Herausforderungen hatten Sie vor der Nutzung von Contractify und welche Folgen hatte dies?
Eines der Probleme war, dass Verträge und Dokumente über verschiedene Standorte verstreut waren. Wenn dann jemand nach einem bestimmten Dokument fragte, war es oft schwierig, es wiederzufinden. Jeder hatte seine eigene Art der Ablage, was zu Verwirrung führen konnte.
Ein weiteres Problem war, dass wir manchmal zu spät erfuhren, wann ein Vertrag gekündigt werden musste. Das hatte zur Folge, dass wir auf Verträgen sitzen blieben, die wir eigentlich gar nicht mehr wollten, was finanzielle Folgen hatte. Für die gewerblichen Mietverträge unserer Läden haben wir die Daten in einer Excel-Datei gespeichert, aber das war nicht effizient, weil man dann immer wieder reflexartig in die Datei schauen muss. Das kann zu Stress führen.
Wie haben Sie versucht, dieses Problem vor Contractify zu lösen?
Wir hatten die Idee, unser internes IT-Team zu nutzen, um unseren eigenen Vertragsserver zu erstellen, einschließlich der Zugriffsrechte, aber unser IT-Team hatte nur wenig Zeit und Platz dafür, da wir eine Reihe großer Projekte im Bereich des elektronischen Handels usw. durchführen. Auch die Verwendung von Excel erwies sich als nicht ideal. Mit Contractify erhalten Sie automatische Erinnerungen, was eine Menge Stress und Fehler vermeidet.
Wie haben Sie dieses Problem mit Contractify gelöst?
Seit Februar, also vor etwa sechs Monaten, arbeiten wir mit Contractify. Obwohl es noch nicht von allen intensiv genutzt wird, habe ich selbst bereits begonnen, es unter anderem für unsere gewerblichen Mietverträge intensiv zu nutzen. Alle neuen Verträge werden auch standardmäßig in das System hochgeladen. Contractify legt automatisch Aufgaben fest, und ich selbst füge zusätzliche Aufgaben hinzu, um sicherzustellen, dass alles rechtzeitig erledigt wird. Die Aufgaben passen auch das Tempo an, in dem die Dinge intern diskutiert und überprüft werden. Ich lege auch Benachrichtigungen fest, z. B. für die Hinterlegung einer Kaution zu einem bestimmten Datum, damit es einfacher ist, Termine einzuhalten.
Die Suche nach Verträgen und Dokumenten ist jetzt auch für unsere Kollegen viel einfacher. Jeder hat jetzt sein eigenes Konto und fast alle haben es aktiviert. So können sie sofort selbst den richtigen Vertrag, die dazugehörigen Dokumente und wichtige Termine finden, ohne erst über uns gehen zu müssen.
Was hat Sie davon überzeugt, Contractify zu nutzen?
Für uns lagen die größten Herausforderungen nach der Vertragsunterzeichnung in der Verwaltung und Überwachung der Verträge. Darauf ist auch Contractify ausgerichtet. Andere, umfassendere Systeme hätten vielleicht zu viele Funktionen gehabt, die wir nicht brauchten und die die Dinge nur verkomplizieren würden. Ebenso konzentrieren sich viele Systeme auf die Verhandlung von Verträgen. Für uns bestand das Problem weniger im Aushandeln und Erstellen von Verträgen. Wir könnten das auf eine klassischere Art und Weise tun, aber damit hatten wir bisher eigentlich keine Probleme, und wir stellen fest, dass andere Unternehmen auch noch Word mit Änderungsverfolgung verwenden. Das ist vielleicht nicht das Modernste, aber in der Praxis funktioniert es oft noch so.
Ein weiteres großes Plus für uns ist auch, dass Contractify eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten verarbeiten kann. Für uns ist das wichtiger als eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern.
Und schließlich ist der Support vor Ort sehr angenehm. Wenn etwas nicht klar ist, kann ich mich immer direkt an Jasper vom Kundendienst wenden, was viel netter ist als ein Service Desk in Amerika, sagen wir mal.
Wie wird Contractify Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise beeinflussen?
Es ist noch zu früh, um das konkret zu beziffern, aber wir spüren schon jetzt deutlich die positiven Auswirkungen. Fristen werden nun nicht mehr verpasst, was auch den Stress deutlich reduziert. Contractify bietet einen zentralen Ort, an dem alle wichtigen Daten rund um Verträge gesammelt werden, was die Suche nach Dokumenten und die Nachverfolgung von Terminen erheblich erleichtert. Langfristig werden wir auch weitere Kosteneinsparungen sehen, einfach dadurch, dass unnötige Vertragsverlängerungen reduziert werden.
Welche Funktion in Contractify ist für Sie am wichtigsten?
Vor allem die Aufgaben, die automatischen Benachrichtigungen und die Ordnerstruktur. Mit der Ordnerstruktur sind wir sehr zufrieden, denn es gibt auch Systeme, bei denen man nur Tags hat, aber wir finden die Kombination in Contractify sehr nützlich und strukturierter.
Was halten Sie von der Unterstützung durch Contractify?
Wie ich bereits erwähnt habe, bin ich mit dem Support von Contractify wirklich super zufrieden. Er ist immer leicht zu erreichen und meine Fragen werden sehr schnell beantwortet.
